通过遵循这些运输技巧，避免在你的下一个展会前后发生与运输相关的问题。不管你是否管理或委托物流运输你的展览货物，你仍然需要了解运输过程，贸易展场馆的运输展览材料不同于其他任何地方的运输，部分原因是包裹的数量、易碎性和大小。

协调发货和到货时间以满足最后期限的后勤工作，填写所有的发货和物料处理文件，以及管理物料处理过程，使问题更加复杂。正因如此，要问潜在的承运商的第一个问题是，该公司的销售额中有多少来自贸易展展览的发货。

我通常会避开那些至少有50%的销售额来自展会行业的公司。寻找有专门贸易展览部门的航空公司。在货物丢失或丢失、损坏、延误等情况下，要求一份承运人解决问题程序的书面副本，并询问你的货运代理在紧急情况下的可用性。

运输公司的代理人、经纪人和调度员应该一周七天，一天24小时待命。就我个人而言，我不会在一家公司工作，在这家公司，我没有副总裁级别的“随时打电话”的手机号码。此外，请任何潜在的运营商提供一些长期参展商客户作为参考。

然后联系这些证明人，问他们和承运人一起运输了多久;他们的贸易展货物的大小、种类和频率;承运人报价与最终发票的匹配程度;他们经历了什么惊喜(好或坏);在船公司内有指定联系人的;以及该公司如何处理任何问题或混乱。

选择你的载体是一个关键的任务决定，所以在你提交之前确保你有所有的信息。

为每个展览，编译一个电子表格的展品组成部分，图形，地毯，产品，设备，文献，赠品，和用品需要运输。为每个容器的数量、包装方式(板条箱、箱子、散箱或托盘)、尺寸和估计重量添加列。

如果你运送的设备或产品上有序列号，最好在库存上注明这些编号，以防东西丢失或被盗，需要进行保险索赔。把这份清单提供给你的承运人，这样它就能准确地报出价格，并在卡车或飞机上预留你的舱位。

你的运输公司还需要知道展会的全名(不仅仅是首字母缩写)，你的展位号，展会日期，你的迁入和迁出日期，以及这些日期是否有针对性。如果你需要特殊的设备，如升降门卡车，堆垛杆，j型杆，托盘千斤顶，推车，和/或移动垫。

告诉你的承运人一个码头是否可以装载，如果将有皮卡或交付在多个地点，如果你有多个托盘，你不想去托盘。通常有两种选择:1)提前仓库，这通常包括30天的仓库存储，由贸易展的总承包商(GSC)，或2)直接到展览现场。

在直接到展的货物开始卸货之前，先将货物运到预展仓库。提前发货还可以为您节省编组站等待时间的费用和存储费用。不过，使用预购仓库的一个限制是，它不接受用纸板箱包装的运费。

运送到预进仓库还需要额外的人力和设备，这可能会增加你的材料处理成本，并在处理过程中造成更大的损坏或损失风险。另一个风险是展示材料并不总是存放在实际仓库中;它们可能存储在拖车中，并不总是安全的。

直接运输到现场可以避免这些风险。然而，由于是直接到现场运输，你的货物卸载的确切时间是不可预测的，这取决于你的卡车的登记时间，编组过程的效率，和码头的可用性，直接进入你的摊位空间。

取决于你预定的入境游时间是多晚，如果周边参展商的货物先到，你可能会耗尽你的展台空间。

你也可以分拆你的货物，把一些物品送到预先的仓库，一些直接送到现场。一些参展商将他们的地毯、垫和展品运送到预先的仓库，以获得额外的安装时间(最好是在直接时间而不是加班时间)，如果他们在展览完成之前不需要的话，就直接将他们的产品运到现场。

确保你的运输团队知道在提前仓库卸货的最后一天和目标的直接到现场发货的时间。如果你的承运商错过了直接到厂的进站期限，卡车可能会被送到生产线的末端卸货，并会受到经济上的处罚，或者以加班费的方式卸货，再加上罚款。货物到达展位的时间也会影响安装成本;如果它没有及时到达你的安装人员，以直接工作，你可能不得不支付加班费为您的劳动。

因此，如果可能的话，在你的发货计划中包含一个误差范围，因为无数的危险可能会延误你的发货，比如飞机或卡车的机械故障，天气相关的延误，或者卡车司机的家庭紧急情况。和你的运营商讨论最坏的情况，在你的日程安排中多安排一天。

运输大约占公司贸易展总预算的10%。但运输也会影响其他预算类别，比如材料处理和安装成本。因此，与你的运输公司沟通，确保你积极地为任何直接和间接的费用做预算。

物料搬运费率根据货物类型和最终目的地而有所不同。例如，通过普通承运人运送到预先仓库的地板、板条箱/货盘的运费与通过展览场地运送的类似运费通常有不同的费率。较高的运费可能适用于由专门的空运公司或货车公司直接交付到展示现场的类似运费。

对于需要额外时间、人力或设备才能卸载的负载，您还可能需要支付特殊的处理费用，比如用纸板箱包装的负载、堆装的负载和只使用地毯和纸板箱的负载。此外，如果货物没有单独的提单，那么货物的装卸费、指定的装卸费、卸货费和装运费就会增加。

提单确立了托运人与其运输公司之间的合同条款。但在展览结束时，统一材料处理协议(UMHA)必须在货物准备好装载时完成并交还。这使GSC有权将你的货物交给UMHA上注明的承运人。

没有它，你的货物可能“被迫”到GSC的仓库储存等待进一步的指示，或通过正式的船运承包商以非折扣价运输。此外，许多问题是由于旧标签意外地留在展品属性上而引起的。每次检查你的货物两次，确保你已经从上次的货物中去掉了所有的旧标签，并且在每一件货物上都贴上了两个新标签，以防其中一个掉下来。

如果您的展品丢失、被盗、损坏或延误，会发生什么情况?在大多数情况下，你的运输公司只会提供最低的价值，即“释放价值”，通常在每磅30到60美分之间。如果你需要在整个运输过程中支付你的货物的重置价值，从承运人购买额外的价值以1000美元递增。

然而，为你的货物投保最经济的方式是购买“门到门”全险，作为你的公司保险单的附加条款。与贵公司的风险管理部门合作，确定整批货物的重置价值，以及你想用你的免赔额承担多少风险。

最终，每次你把货物运送到展会时，你都要承担一定程度的风险。即使你对货物价值的每一分钱都有充分的保险，失去它至少无疑会造成压力和焦虑，如果你被迫展示，呃，没有展示，可能会对你的公司造成严重的影响。

但是，这些有价值的经验教训将帮助您保持良好的程序状态，同时在此过程中为您提供一点内心的平静。