向你的运输承运人提供货物的准确数量，包括货物的尺寸和类型，例如，板条箱，地毯，衬垫包装，托盘和纸箱。该信息允许承运人在拖车或飞机上分配适当的空间，并向您提供一个相当准确的成本估计。

也要告知承运人关于你的货物的任何特别指示，例如，如果你的箱子必须站起来，如果它们不能堆放，或者如果箱子是在滚筒上，必须被锁住并绑在卡车的墙壁上以保证它们的安全。确认你的货物装卸所需的特殊设备。

尽管这些项目可能被许多专业的贸易展览公司视为标准设备，但除非你要求，否则它们可能无法在你的卡车上使用-并且愿意支付额外费用。特色项目包括移动托盘的托盘千斤顶或板条箱从码头到卡车,多利羊的大盒子和移动设备,堆垛机酒吧叠加和保护货物,系紧皮带与棘轮运输过程中防止货物移动、和移动缓冲垫运费,不是用板条箱包装的或托盘化。

许多缺乏经验的展览经理认为，如果他们的货物丢失，承运人可以承担责任。但在大多数情况下，你的运营商只会提供最低的估值，即所谓的“释放价值”，通常在每磅0.30美元到0.60美元之间。

如果你需要支付你的货物在整个运输过程中的重置价值，你可以从承运商那里以1000美元的增量购买额外的价值。然而，最经济的方式来支付货物的价值是购买“门到门”的全险保险作为你的公司保险的附加条款。与你公司的风险管理部门合作，确定你的整批货的重置价值，以及你想用你的免赔额承担多少风险。

你方承运人的预算报价将根据具体的提货和交货日期和时间，并考虑到所涵盖的英里数。如果你的货物在那个提货日期还没有准备好上路，你可能会招致“取消提货费”，你的货物可能需要加急。你可能需要增加另一名司机，或者改变从地面运输到空运的方式，这两个都是比较昂贵的选择。

承运商是否拥有所有预定取货地点的完整地址和联系信息(例如，您的陈列室、公司办公室、市场抵押品履行室、促销供应商等)?你的运营商可以处理多个地点，但我看到由于参展商没有提供具体的时间，而没有提供具体的时间，也没有提供准确详细的联系信息。

不让你的货物到达展会的最快方法是提供不准确或不完整的运输信息。但是从A点到B点的运费比填写标签贴在盒子上要多得多。你的运输订单和提货单将告诉你的承运人你的货物是去展会的提前仓库还是直接去展会现场。

承运商通常不需要等很长时间就能在预先的仓库卸货，因为货物到达的时间更长。但是，如果码头很忙，或者综合服务承包商(GSC)没有足够的劳动力或设备，在编组站等待的时间可能会很长——甚至是通宵。这种等待时间通常被称为拘留，它可能导致额外的费用来补偿司机。它还可能引起延迟的多米诺效应，从而影响您的安装和人工成本。

提供最早和最晚的日期，何时接受运费在先期仓库或在展会，注意GSC是否为直接到现场的交付设定了指定的目标。您可以在《参展商服务手册》的物料处理部分找到提前交付仓库和直接交付的日期和时间。还包括司机可以用你的货物在调车场登记的时间。

没有提供这些信息给你的承运商就像玩俄罗斯轮盘赌你的设置时间表，没有告诉你什么时候你会得到你的货物。如果航空公司没有提供具体的街道地址或大厅名称，可能会出现混乱，尤其是在大城市。我目睹了在拥有多个展览设施的城市里，货物被运送到错误的会议中心，以及运送到错误的万豪或希尔顿酒店，因为在大都市地区可能有多个连锁酒店。

检查你的提货单和装运标签是否与你的名字出现在展览的参展商名单和目录中相符。码头上的劳动人员能够将货物运送到现场的正确位置，这与他们将标签上的内容与目录和楼层平面图上的内容进行比较的能力是直接相关的。另外，由于很多展会都有类似的缩略词，我建议在你们所有的运输材料上都加上展会的全名。

由于展会的GSC管理着提前的仓库、编组场和运输码头，所以最好在入境提单和地址标签上注明。在一些城市，会议中心太大了，他们经常同时举办多个展览。因此，我喜欢在标签上加上一个“关心”的指示符，后面跟着GSC的名称。这样，如果我的司机出现在错误的码头，他或她更容易被重定向到正确的区域。要帮助你的司机定位展览的编组站，包括地图和/或地点的地址。(此信息通常包含在您的参展商手册中。)

不管展会是什么，编组场通常都在会议中心附近的空地上，但根据司机的经验和GSC的方向性标志的准确性，很难找到它们。事实上，我让司机错过了他们预定的签到时间，因为他们没有固定的地址进入他们的GPS——这是一个代价高昂的错误，因为他们在兜圈子，试图找到难以捉摸的签到点。你的货物是单程的还是往返的?我很惊讶有多少参展商没有预订与同一运输公司的往返运费。

在每一场演出结束时，由于参展商没有安排一艘航空公司来接他们，一笔荒唐的运费就会被迫退回到GSC。所以提前计划，确保你的货物尽快、安全、低成本地运回，只要确保你预定了往返的货物。